Tietosuojaseloste ja evästekäytäntö

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Ropna Innovations Osk

Y-tunnus: 3437234-7

Osoite: Kuntokatu 3, 33520 Tampere, Suomi

Sähköposti: ropinaosk@outlook.com

Puhelin: +358 44 266 5480

TREX AI on Ropna Innovations Osk:n järjestämä tekoäly- ja yritystapahtuma.

2. Rekisterin nimi

Ropna Innovations Osk:n asiakas-, tapahtuma- ja verkkosivuston käyttäjärekisteri.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• tapahtumien järjestäminen ja osallistujien hallinta
• asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito
• yhteydenottoihin vastaaminen
• uutiskirjeiden ja markkinointiviestien lähettäminen
• tapahtuman kumppaneille ja sponsoreille tapahtuvat luovutukset kohdassa 7 kuvatulla tavalla
• markkinoinnin kohdentaminen
• verkkosivuston käytön analysointi ja kehittäminen
• palveluiden ja tapahtumien markkinointi

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu johonkin seuraavista perusteista:

• rekisteröidyn antama suostumus
• sopimuksen täytäntöönpano (esimerkiksi tapahtumaan ilmoittautuminen tai lipun ostaminen)
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu (palveluiden kehittäminen, asiakassuhteen ylläpito sekä tapahtuman ja sen kumppanuuksien toteuttaminen)
• lakisääteinen velvoite

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:

• nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• yritys ja tehtävänimike
• osoitetiedot
• laskutustiedot
• tapahtumiin osallistumiseen liittyvät tiedot
• markkinointiin ja tietojen luovuttamiseen liittyvät suostumukset ja kiellot
• uutiskirjeen tilaustiedot
• asiakaspalautteet ja yhteydenotot
• verkkosivuston käyttöön liittyvät tiedot (IP-osoite, selaintiedot ja evästetiedot)
• ruokavalio- ja saavutettavuustiedot, jotka rekisteröity antaa itse ilmoittautumisen yhteydessä. Siltä osin kuin nämä tiedot sisältävät terveyttä tai vakaumusta koskevaa tietoa, käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Tietoja käytetään vain tapahtuman järjestelyihin, ja ne poistetaan tapahtuman jälkeen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti:

• rekisteröidyltä itseltään verkkosivujen kautta
• tapahtumailmoittautumisen yhteydessä
• uutiskirjeen tilauksen yhteydessä
• yhteydenottolomakkeiden kautta
• tapahtuman aikana, kun rekisteröity antaa tietonsa esimerkiksi osallistujapassin skannauksella
• verkkosivuston käytön yhteydessä evästeiden avulla

7. Henkilötietojen käsittelijät ja tietojen luovuttaminen

Ropna Innovations Osk käyttää palveluidensa toteuttamiseen kolmansien osapuolten palveluntarjoajia, jotka voivat käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun. Tällaisia palveluntarjoajia voivat olla esimerkiksi:

Eventos / Prospectum tapahtuma-alusta

Käytämme Prospectumin tarjoamaa Eventos-tapahtuma- alustaa tapahtumailmoittautumisten, osallistujahallinnan sekä uutiskirjeiden lähettämiseen. Alustan kautta voidaan käsitellä esimerkiksi osallistujien nimi-, yhteys- ja yritystietoja sekä tapahtumaan liittyviä tietoja.

Paytrail — maksunvälitys

Lipunmyynnin maksut välitetään Paytrail Oyj:n kautta. Paytrail käsittelee maksamiseen liittyviä tietoja, kuten maksutapahtuman tiedot ja maksajan yhteystiedot. Paytrail toimii maksunvälittäjänä omana rekisterinpitäjänään, ja sen tietosuojaselosteeseen voi tutustua osoitteessa paytrail.com. Emme käsittele emmekä tallenna maksukortti- tai verkkopankkitunnuksia.

Verkkosivujen hosting-palvelu

Verkkosivujen hosting-palveluntarjoaja voi käsitellä tietoja palvelinlokien ja teknisen ylläpidon yhteydessä.

Analytiikka- ja seurantapalvelut

Voimme käyttää analytiikkapalveluja verkkosivujen käytön seuraamiseen ja palvelun kehittämiseen.

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja ainoastaan rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tietojen luovuttaminen tapahtuman kumppaneille

Tapahtuman osallistujien nimi, yritys ja tehtävänimike voidaan luovuttaa tapahtuman yhteistyökumppaneille ja sponsoreille sekä käyttää tapahtuman viestinnässä ja markkinoinnissa. Voit kieltää tämän ilmoittamalla asiasta osoitteeseen ropinaosk@outlook.com.

Sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi luovutetaan kumppaneille vain, jos olet antanut siihen erillisen suostumuksen ilmoittautumisen yhteydessä tai myöhemmin. Kumppanit toimivat saamiensa tietojen osalta itsenäisinä rekisterinpitäjinä ja voivat käyttää tietoja omaan markkinointiinsa ja yhteydenottoihinsa ennen tapahtumaa ja sen jälkeen. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa osoitteessa ropinaosk@outlook.com.

Voit lisäksi antaa yhteystietosi kumppanille tapahtuman aikana esimerkiksi antamalla osallistujapassisi skannattavaksi kumppanin ständillä. Tällöin annat tiedot kumppanille suoraan omalla toimellasi.

Emme luovuta kumppaneille ruokavaliotietoja, laskutustietoja emmekä muita tapahtuman järjestelyihin liittyviä tietoja. Emme myy henkilötietoja.

Kohdennettu mainonta

Voimme käyttää sähköpostiosoitteita ja puhelinnumeroita salatussa muodossa markkinoinnin kohdentamiseen mainosalustoilla, kuten Metassa (Facebook ja Instagram) ja LinkedInissä. Alustoille ei välitetä muita tietoja. Käsittely perustuu suostumukseesi, jonka voit peruuttaa milloin tahansa osoitteessa ropinaosk@outlook.com. Alustat käsittelevät tietoja myös Yhdysvalloissa EU:n ja Yhdysvaltojen välisen Data Privacy Framework -järjestelyn mukaisesti.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Joissakin tapauksissa henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mikäli käytetyt palveluntarjoajat toimivat näillä alueilla. Tällöin siirrot toteutetaan EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisesti käyttäen esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai EU:n ja Yhdysvaltojen välistä Data Privacy Framework -järjestelyä.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoituksen kannalta tai lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi.

• ilmoittautumis- ja osallistujatiedot: 24 kuukautta tapahtumasta
• ruokavalio- ja saavutettavuustiedot: poistetaan tapahtuman jälkeen
• kirjanpito- ja laskutusaineisto: 6 vuotta kirjanpitolain mukaisesti
• markkinointisuostumukseen perustuvat tiedot: suostumuksen peruuttamiseen asti
• yhteydenotot ja palautteet: 12 kuukautta
• evästetiedot: evästekohtaisesti

10. Rekisterin suojaus

Henkilötiedot suojataan asianmukaisin, teknisin ja organisatorisin tietoturvatoimenpitein. Pääsy henkilötietoihin on rajattu niille TREX AI -tiimin jäsenille, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseen.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus tarkastaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, mitä henkilötietoja hänestä käsitellään.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten tietojen korjaamista.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista tietyissä tilanteissa.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Oikeus vastustaa käsittelyä

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointiin ja kieltää tietojensa luovuttamisen tapahtuman kumppaneille.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

Tietosuojaan liittyvät pyynnöt voi lähettää osoitteeseen: ropinaosk@outlook.com

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli hän katsoo henkilötietojen käsittelyn rikkovan tietosuojalainsäädäntöä.

Valvontaviranomainen Suomessa:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Tietosuojavaltuutetun toimisto valvoo henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta ja ihmisten tietosuojaoikeuksien toteutumista.

13. Tapahtumiin osallistuvien henkilötietojen käsittely

Tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja käytetään tapahtuman järjestämiseen, osallistujien hallintaan sekä tapahtumaan liittyvään viestintään.

Osallistujien nimi, yritys ja tehtävänimike voivat näkyä tapahtuma-alustalla muille osallistujille verkostoitumisen mahdollistamiseksi sekä ne voidaan luovuttaa tapahtuman kumppaneille kohdassa 7 kuvatulla tavalla.

Ilmoittautumisen yhteydessä voit kertoa ruokavalioosi tai esteettömyyteen liittyvistä tarpeista. Käytämme näitä tietoja ainoastaan tapahtuman ruokailun ja käytännön järjestelyjen toteuttamiseen ja välitämme ne ravintolapalvelujen tuottajalle vain siinä laajuudessa kuin järjestelyt edellyttävät. Tietoja ei luovuteta kumppaneille eikä käytetä markkinointiin. Pyydämme kertomaan vain sen, mikä on järjestelyjen kannalta tarpeen.

Tapahtumissa voidaan ottaa valokuvia ja videomateriaalia, joita voidaan käyttää tapahtuman viestinnässä ja markkinoinnissa. Käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Jos et halua näkyä materiaalissa, voit ilmoittaa siitä tapahtumassa järjestäjille tai etukäteen osoitteeseen ropinaosk@outlook.com.

14. Evästeet

Käytämme verkkosivustolla evästeitä. Välttämättömät evästeet ovat käytössä aina, ja ne mahdollistavat sivuston toiminnan.

Muut evästeet, kuten analytiikka- ja markkinointievästeet, otetaan käyttöön vain suostumuksellasi. Voit hyväksyä tai hylätä ne sivustolla näkyvästä evästeilmoituksesta ja muuttaa valintaasi milloin tahansa.

Evästeiden avulla voidaan:

• analysoida verkkosivujen käyttöä
• kehittää palvelua
• parantaa käyttäjäkokemusta
• kohdentaa viestintää ja markkinointia

Voit lisäksi hallita evästeitä selaimesi asetuksista. Evästeiden estäminen voi vaikuttaa verkkosivuston toimintaan.

15. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Ropna Innovations Osk pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta lainsäädännön, palveluiden tai toimintatapojen muuttuessa. Ajantasainen versio on aina saatavilla osoitteessa trexai.fi/tietosuojaseloste.

Muutoshistoria

10.9.2026 — Lisätty tietojen luovuttaminen tapahtuman kumppaneille, kohdennettu mainonta sekä ruokavalio- ja saavutettavuustiedot. Täsmennetty säilytysajat, evästekäytäntö, valokuvaus ja maksunvälityspalvelut.

12.3.2026 — Ensimmäinen versio.